Mission principale

Sous l'autorité du chef de la section administrative et de la numérisation, l’opérateur(trice) du courrier dématérialisé assure l’analyse, la numérisation, l’indexation et l’affectation des documents entrants de l'ensemble des directions de l’office.

L’opérateur(trice) doit fournir et assurer un service de numérisation aux directions (indexation, classement, archivage).

Activités

Responsabilités principales :

Assurer la préparation des lots de courrier et numérisation sur scanner dédié ;
Contrôler la bonne qualité de la numérisation,
Indexer le courrier dans l’application ECLAIRS,
Garantir la bonne affectation dans l’application ECLAIRS du courrier dématérialisé à la direction concernée, pour traitement ou pour information,
Classer temporairement les courriers originaux,
Affectation des autres documents dans le workflow de traitement adapté,
Tenir à jour le fichier sous SharePoint,
Assurer un service de numérisation comprenant l’indexation, le classement en GED et l’archivage des documents papiers,
Apporter un accompagnement dans les directions métiers ;
Apporter une assistance ponctuelle dans le cadre d’un soutien administratif ;

Secondaires :

Assistance du chef de la section administrative et de la numérisation dans le cadre d’activités de secrétariat.

Profils

Diplôme(s)/habilitations : /

Expérience(s) : expérience dans le domaine de la dématérialisation de documents (numérisation, indexation, classement, …)

Qualités :

SAVOIR

Connaissance des circuits administratifs et organisationnels de l’OPT-NC (accompagnement et/ou formations possibles) ;
Logiciels de bureautique (M365, ECLAIRS, DOCUBASE, JIRA)

SAVOIR-FAIRE

Archiver
Assister
Communiquer
Dialoguer
Maitriser les délais
Prioriser
Proposer
Travailler en équipe

SAVOIR-ETRE

Esprit d’initiative
Être autonome
Être rigoureux
Avoir l’esprit d’équipe
Capacité à communiquer
Faire preuve de discrétion
Réactivité
Sens de l’organisation

Critères particuliers

Langues : /
Logiciels : suite bureautique Microsoft ; logiciel de gestion de courrier, type AIRS COURRIER
Permis : B
Conditions de travail : Travail en équipe (« open space ») sur Nouméa

Mission principale

Déploiement du contrôle interne et de la maîtrise des risques
Suivi des risques opérationnels et du respect de la bonne application des procédures en matière de gestion des risques.

Activités

Responsabilités principales :

-Déployer un dispositif d’identification, d’évaluation et de maîtrise des risques et
accompagner à la cartographie des risques
-Identifier et programmer les contrôles permanents répondant aux besoins de maîtrise des risques
-Piloter et assurer le suivi du dispositif de contrôle permanent de second niveau
-Apporter un appui méthodologique aux entités de son domaine de responsabilité et proposer des axes d’amélioration et mesures correctives pour remédier aux anomalies constatées
-Réaliser des missions de contrôle sur place et sur pièces

Responsabilités secondaires :

-Assurer le reporting des missions exercées
-Participer et contribuer à la comitologie dédiée au contrôle interne et à la maîtrise des risques
-Contribuer à l’amélioration et au déploiement du logiciel dédié à la maîtrise des risques
-Contribuer à la rédaction du rapport annuel du contrôle interne

Profils

Diplôme(s)/habilitations : Bac +3 à Bac+5 en banque, audit, contrôle de gestion
Expérience(s) : 3 ans sur un poste similaire
Qualités : /

SAVOIR
Formation supérieure (Bac +3 à Bac + 5) en banque, audit, contrôle de gestion, maîtrise des risques, conformité.
Cadre de référence du contrôle interne
Environnement réglementaire

SAVOIR-FAIRE
Méthodologie de contrôle
Analyse de données et évaluation de l’efficacité des contrôles
Cartographie des risques
Sens de la pédagogie

SAVOIR-ETRE
Autonomie
Méthode et Rigueur professionnelle
Discrétion
Impartialité
Animation de réseau
Mobilité et disponibilité

Critères particuliers
Langues : /
Logiciels : /
Permis : B
Conditions de travail : déplacements sur l’ensemble de la Nouvelle-Calédonie

Missions

Mission principale : Administrer la plateforme de gestion de contenus de sites Web (CMS Web), actuellement Drupal et les outils associés de gestion de sites Web, et piloter des projets et évolutions techniques de sites Web sur la plateforme pour optimiser son utilisation.

Mission secondaire : Administrer la plateforme de gestion électronique de documents (GED), actuellement Docubase et ses outils associés.

Activités

Veiller au respect des attendus décrits dans les référentiels de fonction de l'OPT (agents et managers)
Administrer, exploitater et maintenir les plateformes.
Piloter et/ou réaliser les projets et les évolutions techniques sur les plateformes.
Garantir les règles de sécurité et de conformité sur les plateformes.
Rédiger la documentation technique nécessaire sur les domaines.
Assurer le support technique de niveau 2 sur les plateformes.
Etre référent technique sur la plateforme pour son utilisation optimale, son évolution et son intégration dans d'autres outils/services.

Profils

Expérience(s) :
- 2 ans d’expérience en CMS WEB
- 1 an d’expérience en GED souhaité

Diplôme en informatique BAC +3 minimum.

SAVOIR
Connaissance des méthodes d’ingénierie logicielle et d’intégration.
Connaissance de CMS web (Drupal si possible).
Connaissance du fonctionnement d’une GED apprécié (Docubase si possible)
Connaissance des langages de programmation informatique (notamment PHP, Java, JScript, REST/JSON, HTML...).
Connaissance des méthodes de conduite de projet et notamment des méthodes Agiles appréciées.

SAVOIR-FAIRE
Administration d'un CMS web type Drupal
Conduire un projet.
Mettre en œuvre les bonnes pratiques du domaine d'activité.
Travailler en équipe.
Utiliser les outils nécessaires à la gestion de codes sources, de suivi d'anomalies et de demandes, de projets, de documentation technique.

SAVOIR-ETRE
Collaboration et esprit d'équipe.
Implication et disponibilité.
Rigueur et sens de la méthode.
Autonomie et efficacité.

Critères particuliers
Langues : /
Logiciels : Drupal
Permis : B
Conditions de travail : /

Activités

Garantir la réalisation effective des opérations en agence (commercialisation, opérations de guichet, activités administratives, tenue de poste et renfort…) y compris poste mobile, dans les meilleures conditions d'accueil du client, de conformité aux guides et pratiques et de délai de réalisation.

- Réaliser pour le périmètre 'agence', l'ensemble des opérations concourant à la commercialisation, au conseil client, à la délivrance des produits et services ainsi qu'au meilleur accueil et à la satisfaction des clients.

- Garantir la conformité de ces opérations ainsi que les activités dites administratives associées, aux guides, procédures et pratiques internes.

- Maintenir l'implication dans la lutte contre les non-conformités et suggérer les leviers d'une plus grande maîtrise des opérations confiées

- Produire les auto-contrôles et autres activités permettant une meilleure maîtrise/couverture des risques

- Rendre compte de l'activité, l'analyser et proposer toutes sources d'amélioration

- Contribuer à la meilleure efficacité collective de l'entité de rattachement par la capacité à tenir d'autre positions, à élever son niveau de pratique, à tutorer (sur la base du volontariat) /conseiller ses collègues

- Veiller au respect des attendus décrits dans les référentiels de fonction de l'OPT (agents et managers).

Profils

Diplôme(s)/habilitations :

Expérience(s) :

Qualités : /

SAVOIR

- Offre et réglementation des produits et services commercialisés par l'OPT
- Organisation et fonctionnement de l'OPT-NC
- Techniques de vente
- Outils de bureautique, applications informatiques et logiciels de guichet
- Techniques de gestes et postures
- Règles d'hygiène et sécurité

SAVOIR-FAIRE

- Gérer une relation client
- Communiquer
- Accueillir une personne, un groupe, du public
- Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Gérer une situation de crise, d’urgence ou dangereuse
- Utiliser les applications informatiques 'métier'
- Manipuler du numéraire, tenir une caisse

SAVOIR-ETRE

- Sens de l'accueil et relationnel avec le public et le personnel
- Esprit d'initiative
- Aptitude au changement
- Rigueur et méthode
- Intégrité et discrétion professionnelle
- Esprit d'entreprise
- Esprit d'équipe et d'entraide

Critères particuliers
Langues : /
Logiciels : /
Permis : B obligatoire
Conditions de travail : 07h30 à 16h00 avec ¾ d’heure de pause déjeuner du lundi au vendredi