Mission principale

Sous l'autorité du chef de la section administrative et de la numérisation, l’opérateur(trice) du courrier dématérialisé assure l’analyse, la numérisation, l’indexation et l’affectation des documents entrants de l'ensemble des directions de l’office.

L’opérateur(trice) doit fournir et assurer un service de numérisation aux directions (indexation, classement, archivage).

Activités

Responsabilités principales :

Assurer la préparation des lots de courrier et numérisation sur scanner dédié ;
Contrôler la bonne qualité de la numérisation,
Indexer le courrier dans l’application ECLAIRS,
Garantir la bonne affectation dans l’application ECLAIRS du courrier dématérialisé à la direction concernée, pour traitement ou pour information,
Classer temporairement les courriers originaux,
Affectation des autres documents dans le workflow de traitement adapté,
Tenir à jour le fichier sous SharePoint,
Assurer un service de numérisation comprenant l’indexation, le classement en GED et l’archivage des documents papiers,
Apporter un accompagnement dans les directions métiers ;
Apporter une assistance ponctuelle dans le cadre d’un soutien administratif ;

Secondaires :

Assistance du chef de la section administrative et de la numérisation dans le cadre d’activités de secrétariat.

Profils

Diplôme(s)/habilitations : /

Expérience(s) : expérience dans le domaine de la dématérialisation de documents (numérisation, indexation, classement, …)

Qualités :

SAVOIR

Connaissance des circuits administratifs et organisationnels de l’OPT-NC (accompagnement et/ou formations possibles) ;
Logiciels de bureautique (M365, ECLAIRS, DOCUBASE, JIRA)

SAVOIR-FAIRE

Archiver
Assister
Communiquer
Dialoguer
Maitriser les délais
Prioriser
Proposer
Travailler en équipe

SAVOIR-ETRE

Esprit d’initiative
Être autonome
Être rigoureux
Avoir l’esprit d’équipe
Capacité à communiquer
Faire preuve de discrétion
Réactivité
Sens de l’organisation

Critères particuliers

Langues : /
Logiciels : suite bureautique Microsoft ; logiciel de gestion de courrier, type AIRS COURRIER
Permis : B
Conditions de travail : Travail en équipe (« open space ») sur Nouméa

Missions

Traitement et contrôle des opérations spéciales
Activités

Responsabilités principales :

- Gestion des opérations soumises à décision (contacts clients-loi MURCEF) et des opérations sous réserve de vérification.
- Etude et suivi des comptes pour la délivrance des moyens de paiement (suivi de listings et contacts clients)
- Etude et suivi des comptes pour l’obtention d’une facilité de caisse (suivi de listings et contacts clients)
- Gestion des fichages à la Banque de France
- Gestion des courriers (demande de régularisation des comptes à découvert, mise en demeure, lettre d’injonction etc…)
- Traitement des retours courriers
- Traitement des demandes d’augmentations de plafond carte VISA
- Traitement des AOCT pour un comptable public
- Traitement des demandes de chéquiers en rejet
- Echange multicanal avec la clientèle
- Assurer des contrôles avec une approche par les risques
- Suivi rigoureux et régulier des comptes d’ordre
- Création et mise à jour des modes opératoires, reporting de son activité, archivage
- Pratiquer l’entraide selon les besoins du service
- Assurer, le cas échéant, l’intérim du chef de cellule
- Périmètre du poste susceptible d’évoluer

Profils

Expérience(s) : 1 année d’expérience sur un poste similaire
Diplômes : Bac

SAVOIR
Bureautique et outils collaboratifs
Droit/Réglementation bancaire*
Organisation, méthode et processus
Techniques d'accueil
Processus de décision bancaire*

SAVOIR-FAIRE
Travailler en équipe
S’exprimer à l’oral
Prioriser
Assurer une veille réglementaire
Concevoir, rédiger les documents administratifs, les modes opératoires
Appliquer une règle, une procédure, la réglementation en vigueur
Renseigner et conseiller les clients

SAVOIR-ETRE
Bon relationnel
Capacité d’adaptation
Rigueur
Intégrité
Grande discrétion professionnelle
Esprit d’équipe
Curiosité intellectuelle
Sens du service public

Critères particuliers
Langues : /
Logiciels : /
Permis : B
Conditions de travail :

Activités

Garantir la réalisation effective des opérations en agence (commercialisation, opérations de guichet, activités administratives, tenue de poste et renfort…) y compris poste mobile, dans les meilleures conditions d'accueil du client, de conformité aux guides et pratiques et de délai de réalisation.

- Réaliser pour le périmètre 'agence', l'ensemble des opérations concourant à la commercialisation, au conseil client, à la délivrance des produits et services ainsi qu'au meilleur accueil et à la satisfaction des clients.

- Garantir la conformité de ces opérations ainsi que les activités dites administratives associées, aux guides, procédures et pratiques internes.

- Maintenir l'implication dans la lutte contre les non-conformités et suggérer les leviers d'une plus grande maîtrise des opérations confiées

- Produire les auto-contrôles et autres activités permettant une meilleure maîtrise/couverture des risques

- Rendre compte de l'activité, l'analyser et proposer toutes sources d'amélioration

- Contribuer à la meilleure efficacité collective de l'entité de rattachement par la capacité à tenir d'autre positions, à élever son niveau de pratique, à tutorer (sur la base du volontariat) /conseiller ses collègues

- Veiller au respect des attendus décrits dans les référentiels de fonction de l'OPT (agents et managers).

Profils

Diplôme(s)/habilitations :

Expérience(s) :

Qualités : /

SAVOIR

- Offre et réglementation des produits et services commercialisés par l'OPT
- Organisation et fonctionnement de l'OPT-NC
- Techniques de vente
- Outils de bureautique, applications informatiques et logiciels de guichet
- Techniques de gestes et postures
- Règles d'hygiène et sécurité

SAVOIR-FAIRE

- Gérer une relation client
- Communiquer
- Accueillir une personne, un groupe, du public
- Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Gérer une situation de crise, d’urgence ou dangereuse
- Utiliser les applications informatiques 'métier'
- Manipuler du numéraire, tenir une caisse

SAVOIR-ETRE

- Sens de l'accueil et relationnel avec le public et le personnel
- Esprit d'initiative
- Aptitude au changement
- Rigueur et méthode
- Intégrité et discrétion professionnelle
- Esprit d'entreprise
- Esprit d'équipe et d'entraide

Critères particuliers
Langues : /
Logiciels : /
Permis : B obligatoire
Conditions de travail : 07h30 à 16h00 avec ¾ d’heure de pause déjeuner du lundi au vendredi