Mission principale

Garantir la réalisation effective des opérations en agence (commercialisation, opérations de guichet, activités administratives, tenue de poste et renfort…) y compris poste mobile, dans les meilleures conditions d'accueil du client, de conformité aux guides et pratiques et de délai de réalisation.
Activités

- Réaliser pour le périmètre 'agence', l'ensemble des opérations concourant à la commercialisation, au conseil client, à la délivrance des produits et services ainsi qu'au meilleur accueil et à la satisfaction des clients.
- Garantir la conformité de ces opérations ainsi que les activités dites administratives associées, aux guides, procédures et pratiques internes.
- Maintenir l'implication dans la lutte contre les non-conformités et suggérer les leviers d'une plus grande maîtrise des opérations confiées
- Produire les auto-contrôles et autres activités permettant une meilleure maîtrise/couverture des risques
- Rendre compte de l'activité, l'analyser et proposer toutes sources d'amélioration
- Contribuer à la meilleure efficacité collective de l'entité de rattachement par la capacité à tenir d'autre positions, à élever son niveau de pratique, à tutorer (sur la base du volontariat) /conseiller ses collègues
- Veiller au respect des attendus décrits dans les référentiels de fonction de l'OPT (agents et managers)

Profils

Diplômes : Brevets des collèges souhaités
Expériences : Tenue de caisse et relation clientèle souhaitée

SAVOIR
- Offre et réglementation des produits et services commercialisés par l'OPT
- Organisation et fonctionnement de l'OPT-NC
- Techniques de vente
- Outils de bureautique, applications informatiques et logiciels de guichet
- Techniques de gestes et postures
- Règles d'hygiène et sécurité

SAVOIR-FAIRE
- Gérer une relation client
- Communiquer
- Accueillir une personne, un groupe, du public
- Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Gérer une situation de crise, d’urgence ou dangereuse
- Utiliser les applications informatiques 'métier'
- Manipuler du numéraire, tenir une caisse

SAVOIR-ETRE
- Sens de l'accueil et relationnel avec le public et le personnel
- Esprit d'initiative
- Aptitude au changement
- Rigueur et méthode
- Intégrité et discrétion professionnelle
- Esprit d'entreprise
- Esprit d'équipe et d'entraide

Critères particuliers
Langues :
Logiciels : Suite Office 365
Permis : B
Conditions de travail : Horaires de travail lundi au vendredi : 7h30-11h30 et 12h15-16h00

Missions

Le chargé de communication crée et assure la qualité et la cohérence des formes et des contenus de communication, interne ou externe, au service de la stratégie fixée par la direction de la Distribution de l’OPT-NC.
Il conçoit et met en œuvre tout moyen (action ou réseau de communication) visant à faciliter les relations au sein de la direction de la Distribution, avec les autres directions et avec l’externe.

Activités

• Mettre en place les outils de communication de la direction.
• Participer aux choix de stratégies de communication externe et interne pour transmettre les messages essentiels aux publics cibles.
• Recueillir les informations relatives à la vie du réseau d’agences et de la direction.
• Réaliser les activités nécessaires à la communication au sein de la direction (communauté Engage, site internet,…) et avec les autres entités de l’OPT-NC.
• Promouvoir les activités de la direction de la Distribution auprès des publics externes : clients, journalistes, Institutions.
• Organiser des événements tels que conférences de presse, inauguration, séminaires …
• Rédiger des communiqués de presse et les diffuser.

Activités secondaires

• Participer à la réalisation d’enquête de satisfaction interne et externe.
• Participer aux développements de partenariats.

SAVOIR
- Connaissance du plan stratégique de l’Office
- Produits et services de l’Office
- Outils de communication
- Environnement des médias Supports et spécificités
- Logiciels de bureautique et de PAO.
- Notions de graphisme.

SAVOIR-FAIRE
- Comprendre les enjeux et la stratégie de l’entreprise, savoir adapter sa « roadmap » communication en fonction
- Proposer les moyens et choisir les supports de communication.
- Rédiger.
- Concevoir les contenus des messages avec un langage et un style adapté.
- Assurer les contacts avec les interlocuteurs (internes, externes)

SAVOIR-ETRE
- Bon relationnel et diplomatie
- Autonomie
- Rigueur et réactivité.
- Sens de l’organisation
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Gestion des priorités
- Disponibilité.
- Esprit d’équipe
- Curiosité et ouverture sur l’ensemble des actualités et nouveautés.
- Savoir être force de proposition.
- Créativité.

Critères particuliers
Langues : Français
Diplômes : Bac + 3 dans le domaine
Expériences : Au moins 5 ans
Logiciels : Suite Adobe Creative Cloud
Permis : B
Conditions de travail : /

Mission principale

Sous l'autorité du chef de la section administrative et de la numérisation, l’opérateur(trice) du courrier dématérialisé assure l’analyse, la numérisation, l’indexation et l’affectation des documents entrants de l'ensemble des directions de l’office.

L’opérateur(trice) doit fournir et assurer un service de numérisation aux directions (indexation, classement, archivage).

Activités

Responsabilités principales :

Assurer la préparation des lots de courrier et numérisation sur scanner dédié ;
Contrôler la bonne qualité de la numérisation,
Indexer le courrier dans l’application ECLAIRS,
Garantir la bonne affectation dans l’application ECLAIRS du courrier dématérialisé à la direction concernée, pour traitement ou pour information,
Classer temporairement les courriers originaux,
Affectation des autres documents dans le workflow de traitement adapté,
Tenir à jour le fichier sous SharePoint,
Assurer un service de numérisation comprenant l’indexation, le classement en GED et l’archivage des documents papiers,
Apporter un accompagnement dans les directions métiers ;
Apporter une assistance ponctuelle dans le cadre d’un soutien administratif ;

Secondaires :

Assistance du chef de la section administrative et de la numérisation dans le cadre d’activités de secrétariat.

Profils

Diplôme(s)/habilitations : /

Expérience(s) : expérience dans le domaine de la dématérialisation de documents (numérisation, indexation, classement, …)

Qualités :

SAVOIR

Connaissance des circuits administratifs et organisationnels de l’OPT-NC (accompagnement et/ou formations possibles) ;
Logiciels de bureautique (M365, ECLAIRS, DOCUBASE, JIRA)

SAVOIR-FAIRE

Archiver
Assister
Communiquer
Dialoguer
Maitriser les délais
Prioriser
Proposer
Travailler en équipe

SAVOIR-ETRE

Esprit d’initiative
Être autonome
Être rigoureux
Avoir l’esprit d’équipe
Capacité à communiquer
Faire preuve de discrétion
Réactivité
Sens de l’organisation

Critères particuliers

Langues : /
Logiciels : suite bureautique Microsoft ; logiciel de gestion de courrier, type AIRS COURRIER
Permis : B
Conditions de travail : Travail en équipe (« open space ») sur Nouméa